New Work Spaces in Zeiten von und nach Corona: Vom Büro zur Begegnungsstätte

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New Work Spaces in Zeiten von und nach Corona: Vom Büro zur Begegnungsstätte

Viele Organisationen haben ihre Büros wieder für ihre Mitarbeitenden geöffnet. Um Neuansteckungen zu vermeiden, gilt es dabei viele Hygiene-Regeln zu beachten und teilweise auch Teams umzustrukturieren. Eine Frage stellt sich dabei immer wieder: Was bedeutet das, was wir jetzt erleben, langfristig für die Gestaltung unserer Bürowelten?

Viele haben die Arbeit im Home Office und die damit verbundene Freiheit, sich Arbeitszeit und -ort viel freier als zuvor einzuteilen, sehr schätzen gelernt. Der überwiegende Teil der zukunftsorientierten Führungskräfte hat mit Vertrauen in die eigene Mitarbeiterschaft erlebt, dass produktives Arbeiten auch asynchron und verteilt möglich ist. Brauchen wir denn dann überhaupt noch die Bürowelt, wie wir sie bisher kannten? Darüber spreche ich, Britta Müller (BM), heute mit Arno Spener (AS). Arno begleitet als Experte für New Work Spaces zum Einen mit dem Team der Coachinggesellschaft Unternehmen in die Arbeitswelt der Zukunft. Zum Anderen plant und realisiert er schon seit über zehn Jahren mit den Bürogestaltern von IF5 neue Bürowelten.

BM: Arno, mich interessiert erst einmal, von dir zu erfahren, welche Herausforderungen deine Kunden aktuell in Bezug auf ihre Bürowelten oder „Work Spaces“ erleben.

AS: Mein Eindruck ist, dass die allermeisten bereits gute Lösungen gefunden haben, um ad-hoc auf die erforderlichen Hygieneregeln zu reagieren. Viele Arbeitgeber und Bürobetreiber stellen sich jetzt schon die Frage, ob die aktuelle Situation zum Dauerzustand wird. Wenn ja, dann wollen sie darauf vorbereitet sein und denken entsprechend jetzt über neue, nachhaltige Büro- und Arbeitsplatzkonzepte nach. Insgesamt höre ich derzeit von Real Estate Managern und Wissenschaftlern den Bedarf, etwa 50% der Flächen umzustrukturieren, um eine neue Form von Zusammenarbeit im Büro zu ermöglichen. Die eigentliche Frage, die sich dabei jetzt stellt, lautet aber: Inwiefern verändert sich der Arbeitsalltag nach Covid-19 nachhaltig? Daran muss die Umgestaltung von Büroflächen sich ausrichten.

BM: Und wie beantwortest du diese Frage?

AS: Wir haben schon vor dem Ausbruch der Pandemie erlebt, dass sich das Verhältnis von Präsenzzeit im Büro und mobilem Arbeiten zugunsten der freien Einteilung von Arbeitszeit und -ort verschiebt. Bisher war das ein schleichender Prozess, auf den Arbeitgeber und Arbeitswelten eher reagiert haben, als ihn proaktiv zu gestalten. Dabei erleben wir ja schon lange, dass durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen in Büros weniger Arbeitssituationen verbleiben, die Präsenz erfordern. Büroumgebungen sind viel stärker zu Räumen für kreative und konzeptionelle Arbeit geworden. Die Gestaltung moderner Büros hat sich in den letzten Jahren daher stark darauf konzentriert, Räume für Austausch und kreative Zusammenarbeit zu schaffen. Jetzt erleben wir, dass auch kreative Zusammenarbeit im digitalen Raum gut möglich ist. Der Prozess der Veränderung von Arbeits- und Bürowelten nimmt dadurch Geschwindigkeit auf. Der digitale Raum wird zum Zusatzraum, in dem viel mehr als nur inhaltliche Abstimmungen erreicht werden kann.

BM: Das erleben wir ja auch in unserer eigenen Zusammenarbeit. Durch virtuelle Formate und digitale Tools haben wir so viele interne Kreativ-Workshops in Videokonferenzen verlegen können, wie wir bis Februar niemals geglaubt hätten. Was heißt das denn aus deiner Sicht für Bürogestaltungsprozesse?

AS: In der Bürogestaltung haben wir in der Vergangenheit die Frage gestellt, wieviel Arbeitszeit Mitarbeiter anteilig im Büro verbringen und wie viel sie von unterwegs oder daheim arbeiten. Jetzt müssen wir die Betrachtung umdrehen und erst mal fragen: Wofür müssen die Mitglieder und Partner einer Organisation überhaupt noch gemeinsam im Büro sein?

BM: Das klingt spannend. Du fragst also mehr nach Arbeitssituationen, als nach Arbeitszeiten.  Brauchen wir denn jetzt entsprechend ganz neue Bürokonzepte, die wir vor der Pandemie noch nicht erdacht haben?

AS: Meines Erachtens sind die Ansätze, die wir jetzt brauchen, im Wesentlichen schon vorhanden. Im Team von IF5 haben die Frage nach Arbeitssituationen in unserer Beratung und Begleitung auch in den letzten Jahren unseren Kunden gestellt. Wir machen jetzt aber alle einen parallelen, großen Entwicklungsschritt, der die Umsetzung neuer Konzepte jetzt nicht nur möglich, sondern auch nötig macht. Ich habe letztens einen schönen Satz von Richard David Precht gehört – er sagte, in etwa: „Unser Alternativsinn ist gerade geschärft und wir sind gerade ganz klar in der Lage zu hinterfragen, was wir überhaupt noch brauchen und was wegkann.“

Das Büro wird jetzt, wo fast alles auch digital und virtuell möglich ist, zu einer bewussten Begegnungsstätte für Menschen, die miteinander arbeiten. Dieses Konzept und den Traum, dies zu ermöglichen, gibt es schon länger. Aber erst jetzt ist durch das eigene Erleben das nötige Vertrauen für die Realisierung da.

BM: Was gibt es denn deiner Ansicht nach in Zukunft noch für Anlässe, für die das Büro Begegnungsstätte ist?

AS: Lass uns noch mal einen Schritt zurück gehen. In hierarchisch strukturierten Organisationen – das sind ja die meisten – braucht es immer noch die Führungskräfte, die einen Wandeln hin zum Büro als Begegnungsstätte fördern und unterstützen. Gespräche mit Geschäftsführern und Gesellschaftern in diesen Tagen zeigen mir aber, dass viele stattdessen jetzt einfach versuchen, die alte Welt in die digitale Welt zu transferieren. Eigentlich müssten wir aber die digitale Welt neu denken und grundlegend darüber nachdenken, wie wir zusammenarbeiten, statt einfach unsere Meetings, die wir vorher physisch veranstaltet haben, jetzt online durchzuführen. Damit bliebe Zusammenarbeit nämlich genauso ineffizient wie vorher.

Wenn wir jetzt so viel wie möglich in den digitalen Raum verlegen, werden wir im Wesentlichen Raum und Flächen sparen, aber nur sehr oberflächlich mehr Freiheit für die Mitglieder einer Organisation schaffen. Wir würden nicht konsequent den jetzt nötigen Schritt gehen, unsere Führungs- und Arbeitskultur weiterzuentwickeln. Und wenn sich gleichzeitig Büros nicht weiterentwickeln zu Begegnungsstätten, in die man gerne geht, wofür brauchen wir diese Büros dann? Ganz einfache Büroarbeitsplätze mit geringer Qualität für den Nutzer werden meines Erachtens kaum noch gebraucht in Zukunft. Twitter hat jetzt schon seinen Mitarbeitern gesagt, dass sie nicht mehr ins Büro kommen sollen. Auch große, bisher eher traditionell geführte Konzerne wie PSA haben in diese Richtung kommuniziert und machen Home-Office bzw. mobiles Arbeiten zur Regel.

BM: Und wie können sich Real Estate Manager darauf jetzt vorbereiten?

Gerade jetzt, in dieser Phase, in der noch nicht alle wieder im Büro sind, können wir die Zeit nutzen, Unternehmenskulturen und damit Zusammenarbeitskulturen aktiv weiterzuentwickeln. Jetzt ist die Zeit für Reflektionsprozesse: Was haben wir seit Anfang März anders gemacht? Was davon hat gut funktioniert, was wollen wir ändern? Wenn wir das jetzt nicht konsequent bearbeiten, dann verfallen wir ganz schnell in unsere alten Glaubenssätze und Verhaltensmuster zurück. Das ist jetzt ein einmaliges „Window of Opportunity“, in dem wir die bereits durch den Lock-Down aufgebrochenen Strukturen weiterentwickeln können, bevor wir ein New Normal erreichen. Das kann natürlich kein Real Estate’ler alleine – dafür braucht es gemeinsame Initiativen mit Unternehmensführung und sicherlich auch Personalabteilungen oder Organisationsentwicklern.

BM: Wir dürfen also Zusammenarbeit und Zusammensein in Organisationen ganz neu definieren und vom Ergebnis her denken. So wie wir es derzeit auch mit vielen Organisationen in unserem Format „Regnose“ tun. Kannst du uns denn einen Eindruck geben, was diese neue Formen der Zusammenarbeit für unsere Bürowelten in einigen Jahren bedeuten könnten?

AS: Ich persönlich glaube nicht, dass wir zukünftig nur zwischen Büro und Home-Office unterscheiden werden. Ich denke viel mehr in Optionen für die Mitglieder von Organisationen und an echte Freiheit zur Bestimmung des eigenen Arbeitsortes, denn das macht ja auch erwiesenermaßen produktiver. Stell dir mal vor, wir würden in viel dezentraleren Strukturen arbeiten. Statt großen Headquarters könnten dezentrale Angebote in kleineren Städten und auf dem Land entstehen, von wo aus Menschen miteinander arbeiten. Damit würden wir gleichzeitig die großen Pendlerströme einschränken, etwas für unser Klima und gegen den Verkehrsinfarkt tun. Ich selbst engagiere mich mit if5 anders arbeiten in der Initiative www.spaces4future.de, wo es z.B. darum geht, `WorkCommunityHubs´ außerhalb der bisherigen Zentren im suburbanen Raum dezentral zu gestalten – als nur ein weiteres Angebot neben dem zentralen Büroarbeitsplatz im Headquater und dem Home-Office.

BM: Eine interessante Perspektive. Und was wird dann mit den Räumen, in denen heute die Headquarters großer Konzerne und die Verwaltungszentren des Mittelstands ansässig sind?

AS: Wenn das Büro wirklich zur Begegnungsstätte wird, dann bedeutet das, dass die Individualität dieser Räume viel sichtbarer werden muss. Wenn Bürogebäude zu Begegnungsstätten werden, dann müssen sie Kommunikation von Mensch zu Mensch unterstützen und einen starken Beitrag dazu leisten, Identität zu stiften für alle, die nicht mehr täglich räumlich mit ihren Unternehmen verbunden sind: Führungskräfte, Mitarbeitende, aber auch Kunden und andere externe Partner.

BM: Danke Arno! Das macht wirklich neugierig auf die anstehenden Entwicklungen in unseren Arbeitsumgebungen. Was für eine spannende und kulturprägende Aufgabe, das zu begleiten!

Zum Autor und zur Autorin:

Arno Spener

ist Dipl.-Kaufmann und zertifizierter Coach sowie Berater und Planer für New Work Spaces. Seit 2010 begleitet er als freiberuflicher Consultant mittelständische Unternehmen und Konzerne in neuen Arbeits- und Büroumfelder. Die Begleitung reicht von der Entwicklung und Planung über die Umsetzung bis zur Einführung und Evaluation. Seine Arbeitsschwerpunkte liegen in der Gestaltung und Steuerung von organisationalen Transformationsprojekten mit besonderem Fokus auf die Prozessunterstützung durch erlebbare räumliche Veränderungen, sowie der Konzeption und Moderation von Teamentwicklungs- und Veränderungsprozessen.

 

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Dr. Britta Müller

ist Organisationsberaterin, zertifizierter Coach und New Work-Lotsin. Seit 2004 begleitet die promovierte Betriebswirtin Top-Executive-Teams in internationalen Konzernen und mittelständischen Strukturen bei der Entwicklung und Umsetzung strategischer Projekte. Schwerpunkte ihrer Arbeit sind die Gestaltung von Transformationsprozessen auf Unternehmens- und Funktionsebene, die Entwicklung wirksamer Strukturen für organisationale Ambidextrie sowie als New Work-Lotsin die Begleitung von Organisationen bei der Einführung und Etablierung neuer, wirksamer Arbeitsweisen.

 

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